Page 205 - 信息化背景下人事档案管理的创新

Innovation of Personnel File Management Under the Background of Informatization
信息化背景下人事档案管理的创新

案，也为减少档案原件（特别是珍贵档案）频繁使用而造成的磨损增添了新复制
存储形式一档案缩微复制品。运用摄影技术在人类社会活动中直接形成的记录，
就形成了照片档案。照片档案包含档案的一切要素，具备了档案的特征和本质属

性，是实实在在地地道道的档案。而运用缩微技术对档案原件进行处理就产生了
档案缩微复制品，档案缩微复制品是档案的复制件，而不是档案，它并不具备档
案的特征和本质属性。对于档案缩微复制品，虽有不少人称其为“缩微档案”，
但是，“缩微档案”并不是档案，而且“缩微档案”的说法，只是一种简化不规

范的说法，不能望文生义地就认为“缩微档案”是档案。虽然“缩微档案”是不
是档案，也曾有过争议，但基本上否定了“缩微档案”是档案的看法。在吴宝康
主编的《档案学词典》中，就没有“缩微档案”一词，而只有“档案缩微复制品”
一词。对“档案缩微复制品”的解释是：“将档案按一定比例缩拍在感光材料上

制成的缩微品。”“一般可以作为档案原件的代用品，有利于保护档案原件。”
《中国大百科全书·图书馆学情报学档案学》中收录的是“缩微品档案”一词，
解释为：“利用缩微摄影方法制成的档案原件缩微品”，“缩微品档案是档案原
件的副本”。两者强调的都是档案的复制品。数字化档案也同缩微档案一样，不

是档案，只是在新的技术条件下，又增添了一种新的档案复制手段，增加了一种
新的档案存储形式，添加一种新的档案复制品。数字化档案确切的称谓应该是“档
案数字复制品”或者“档案数字形式复制品”。
那种将数字化档案定义为：既包括电子文件归档后作为电子档案存储在档案

馆的，也包括馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压
缩技术、高速扫描技术等技术手段转化为数字化的信息的；以及那种将数字档案
定义为：数字档案是指馆藏档案的数字化信息与移交进馆的电子文件信息的总称
等的认识，都是将档案与档案复制品混为一谈，这不仅不利于认识什么是数字档

案，也不利于档案学术研究。为避免概念混乱，建议放弃“数字化档案”的说法，
改称为“档案数字复制品”或者“档案数字形式复制品”。并给“数字档案”正
名，将所谓的“数字化档案”“档案数字复制品”排除在“数字档案”之外。

3. 三个概念的区别
数字化档案和档案数字化虽然在其字面上都有档案和数字，但实质上他们和
数字档案间并无关系。数字化档案是档案在数字化后的产物。档案数字化的过程
是档案的管理部门对档案资料进行数字化的加工，而在数字化的过程中没有新的

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