Page 72 - 信息化背景下人事档案管理的创新

第二章 人事档案信息的收集和整理

才能客观地揭示档案内容的实质，从而正确评价档案的价值，为档案的提供利用
奠定科学的基础。按全宗整理划分档案，可以较好地反映立档单位的基本历史面
貌，从而更为有效地开发利用档案信息资源。区分全宗也是档案实体分类的重要

环节。全宗是档案管理的基本单位。全宗既是一种整理方法，也是一条原则、一
种理论，即全宗原则和全宗理论。按全宗管理档案，是档案管理区别于图书管理、
资料管理的重要特点之一。
我国在建国初期很多事业都是想苏联学习、借鉴的，档案事业也是如此。档

案管理中的重要理论一一全宗理论就借鉴了苏联的档案工作，在此基础上逐步形
成的。我国的全宗理论体系在 20 世纪末的时候基本成熟了。这一体系主要包括了：
第一，明确提出了全宗的定义和基本涵义。第二，明确提出了全宗的构成条
件。第三，明确提出了划分全宗类型的主要标准。第四，明确提出了“全宗群”

概念。第五，明确了全宗内档案分类的科学方法。随着档案事业的发展，我国的
档案学者还提出了一些适合我国档案管理工作的全宗理论。比如何嘉荪教授就提
出了主客体全宗理论，也就是把社会实践活动分为主、客体，由此形成的全宗就
是主体全宗和客体全宗。

（2）纸质档案的分类整理实践
鸦片战争后，中国进入了近代社会。在清政府的政府机关中，总理各国事务
衙门的档案机构扩大。总理衙门对于清档房的工作十分的重视。清档房的职责是
将档案原件进行纂录、编辑、缮写、校对，形成档册，也叫档案汇抄。清廷认为

这种档册的价值等同于原件，应当永久保存。关于发文，“所络各国书启及各省
书启，各归各股登档，其来信及复信底仍粘存稿，呈堂标画。每月所收文件，除
紧要时间随到随办外，其余均限次月初十日以前一律办峻。行文后，查明上月共
办行存稿若干件，逐稿粘签编号，每股仍设立编号簿一本，将文信事由一一于薄

内注明，以凭查取”。
在外国人控制的档案机构中，档案的管理制度就由洋人来制定，他们为了严
密的控制华人，不让他们接触到重要档案就把普通的档案一式两份的保存，一份
按照专题分类，一份按照收发来的顺序号保存，两套档案中都能见到彼此的索引。

而对于机要的档案，就只按收发的顺序号排列，存放到专门的保密机构中。而在
一些地方机关中，已经开始有对没有价值的档案进行清理的情况了。这个时期也
已经采取了类似按地区、作者、问题和档案的重要程度等性质分类的原则。

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