Page 75 - 信息化背景下人事档案管理的创新

Innovation of Personnel File Management Under the Background of Informatization
信息化背景下人事档案管理的创新

“电子文件是在计算机中产生并在计算机和网络环境中进行管理和利用的文
件。”电子文件的内容信息可以存放在光盘、磁盘、磁带等各种存储器中，通过
传输线以极高的速度将其传送到利用者面前。电子化、数字化的档案联网后保存

在电子载体上的档案信息可以自由流动。不论利用者在什么时间、什么方位，都
可以方便地阅读数字档案馆内的档案信息，不论这些信息是属于哪一个国家档案
馆的。
电子文件与纸质文件在一定阶段内是处于共存状态的。有些时候是先有纸质

文件，后因利用等方面的需要形成了电子版，也就是我们常说的纸质文件的数字
化过程。还有一些时候是在档案活动中直接用计算机生成了电子文件，但出于一
些考虑，又将电子文件转化为纸质材料。电子文件的储存量要比纸质档案的大的
多，也许一个档案馆的全部档案到了电子时代用一个小小的光盘就装下了。然而，

这并不是电子文档与纸质档案最本质的区别，电子文档信息的独立与自由才是其
本质的变化。从古至今的各种档案，载体和信息都是“二位一体”的。档案信息
难以获得独立与自由，但是对于电子文件我们可以只接收文档信息，不接收原载
体：利用者利用文档时，可以通过网络等形式只获取信息内容：“在电子文档时

代，文档信息是无形的、无序的。但当我们给它一个指令时，它们却能以极其有
序的方式显示和输出。”在电子文档时代，我们可以多角度全文检索，检索方式
是任意的。
有许多文章认为“电子文件具有可更改性”，因此对电子文件的原始记录性

产生了怀疑，其实这种认识是人们对电子文件不了解的结果。在电子文件系统中，
文件一旦正式形成就可以利用技术将其设置成“不可逆的只读方式”。这样的文
件就是不能更改的了。我们利用这样的文件时，内容信息是可以复制的，但是文
件本身是不可更改的。

电子档案具有虚拟性，他不受制于物理空间，电子档案的信息资源可以在网
络的虚拟空间中交流、传递。电子档案的传输具有网络化的特点，不同地区甚至
不同国界的电子档案信息都可以在网络上传输、检索和利用。因此他也就最大化
的达到了资源共享，服务的对象也就扩大化。随着服务对象的扩大化，用户需求

就会多种多样，因此，档案服务也就多样化了。以上的特点也给电子档案的安全
提出了挑战。
电子文件的虚拟属性则为电子文件管理的分类系统与检索系统多样性的实现

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