Page 76 - 信息化背景下人事档案管理的创新

第二章 人事档案信息的收集和整理

提供了可能性。我们可以在计算机中进行多种方式的分类和检索，通过电子文件
管理系统，得到我们需要的文件检索方式。
电子档案的利用就是采用各种有效的方式，将电子文件信息及时、准确的提

供给利用者满足利用需求。随着现代信息技术的快速发展，档案利用工作从内容
到方式都发生了变化。电子档案的利用宗旨和纸质档案的利用宗旨一样，都是通
过对档案的开放，对其提供利用。但是，由于电子档案自身的特点，对电子档案
的利用就具有全新的方式，更加注重其安全化、信息化。

档案检索是提供利用的工具，它是信息服务的必要条件，也是开发档案信息
资源的重要方式。利用者确定了检索途径，在选择标识，最后通过系统对电子档
案进行查找。电子档案的检索利用数据库技术，对利用者提供帮助，并且正在向
网络化、智能化的方向发展。电子文件的检索具有检索途径多样化、检索技术智

能化、检索对象广泛化、检索信息技术化以及服务模式新型化的特点。信息检索
工具提供多种检索点，可以满足各种角度利用者的利用需求。由于网络的飞速发
展，出现了自动标引、自动文献等更加智能的检索技术。就检索的内容而言，电
子档案的检索也不局限于本部门、本系统的特定信息资源了，而是面对一个庞大

的网络共享资源。
对档案部门来说，提供电子档案的利用主要有以下方法：一是提供物质载体
的拷贝，档案部门可以向利用者提供记录在特定载体上的电子档案；二是用数字
网络传输电子档案，这一方法比较适合馆际之间信息资源互相交流及向相对固定

的查档单位提供档案资料。三是通过计算机直接提供利用，即利用者通过档案部
门或另一检索机构的计算机，在档案部门的网络上直接查询。另外，在利用管理
方面也应有明确规定，如利用时使用拷贝件，电子档案的封存载体不得外借；利
用时要遵守保密规定；利用者对电子档案的使用应在权限规定的范围之内。

自古以来，编研就是档案利用的一部分电子档案编研也是如此。电子档案编
研是以档案信息为主要对象，以计算机为辅助手段，利用各种技术对分散的信息
进行整合，形成比较系统的档案以供利用。电子档案的编研首先要选题，，选好
题目后就利用计算机搜集材料，再将搜集的大量材料进行筛选将虚假、无关的材

料剔除，最后通过审核后就可以编研工作了。电子档案的编研是将有价值的电子
信息内容汇编到一起，再通过网络或其他途径提供利用。

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