Page 74 - 信息化背景下人事档案管理的创新

第二章 人事档案信息的收集和整理

保存七年”：“例行文件无关紧要者编为杂辑，保存二年”。
中华人民共和国成立初期，当时的档案都是以实体形态存在的，所以档案的
整理都是针对纸质档案的实体手工整理。整理时大多是将档案一个挨着一个顺序

排放，“用这样的文件实体排列去记录档案的历史联系，在实践中便形成来源的
一维结构。”
对于档案的整理工作，人们开始运用档案分类的方法。“档案实体分类，是
通过档案实体分类体系和方案的实施，使档案实体从初始的凌乱状况到有序化为

科学合理，层次分明，以卷为点的单线排列。”但是，这样单纯的整理只能从一
个方面查找档案，对于档案的多角度利用有一定的限制。档案的内容信息并没有
发挥真正的作用。到了 20 世纪 90 年代中期，由于计算机的应用，人们开始注重
对档案信息的开发。对于档案信息的理解有的人认为是档案的内容信息，有的人

认为是档案的形式信息，也有的认为是载体信息。“档案信息整理实质上是对以
上三方面档案信息进行组织和处理”至此，档案整理开始从对档案实体的整理转
为对档案实体以及档案信息的共同整理上。
无论是对档案实体进行整理，还是对档案内容信息进行整理，对档案的分类

都是至关重要的。分类时管理档案实体的一种手段也是开发档案信息资源的一种
工具。无论档案馆还是机关档案室都有妥善保管档案的任务和提供利用的责任。
因此，他们都要将所管的档案进行分类，然后才能立卷和编目。“档案分类是使
档案实现从无序到有序，从零乱到系统化的过程，最终形成一个互有联系的整体。”

档案的实体分类就是对实实在在的档案实体进行分类，他有很多的分类标准，但
无论以哪种标准进行档案整理时，分类都是核心。贯穿于整个档案整理工作中。
（三）电子文件的整理
当今社会是一个瞬息万变的信息社会，电子计算机及网络技术渗透到了各行

各业，他们已经成为现代生活和工作中不可缺少的一部分。随着计算机和网络技
术应用到档案领域，他们对档案工作效率和质量的提高有着不可忽视的作用，同
样的，这些先进技术对档案的整理工作也有着不可忽视的影响。

1. 电子文件的出现与发展
电子文件时代的到来是一个“过程”。我们现在仍然处于纸质档案为主的时
代，管理的中心仍是纸质档案。但是随着电子文件的大量产生，我们就会开始逐
渐过渡到了电子文档时代。

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