Page 77 - 信息化背景下人事档案管理的创新

Innovation of Personnel File Management Under the Background of Informatization
信息化背景下人事档案管理的创新

2. 电子文件的整理工作
长期以来，实体整理技术一直在档案整理实践中占据着统治地位。随着电子
文件的大量产生，实体技术遇到了无法克服的困难。因此，根据电子档案的特点，

人们开始了对档案整理技术的变革。
（1）电子文件的分类整理
已经出现的“无纸化办公”系统，使档案分类进入了电子文件时代。在电子
时代，人们同样要根据电子文件的形成过程最做为依据对档案进行利用，电子文

件的内容信息也仍然有凭证的作用，因此，我们同样的还是要按照历史主义原则
即来源原则指导整理档案信息。全宗也仍然是档案整理的单元，但是全宗的形式
可能是多样化的。电子文件是需要借助其它载体并且只有通过计算机的处理才能
对文件进行管理的。电子文件不能像纸质文件那样组成案卷进行分类整理，它只

能是将信息存储在特定的介质上，间接的对电子档案实体进行分类管理。对于电
子文件的信息分类要更加容易，因为办理完毕的电子文件，可直接从数据库中取
出特征项，添加档号后就极其简单地完成了电子文件的分类归档。“在应用软件
控制下的档案信息分类数据库，构成了档案信息检索分类系统（即电子目录）。”

“这个系统是网状的，可以多向、随机的检索，还能组织控制电子档案，能实现
信息共享。可以说，电子文件的分类整理工作，整个过程中没有手工的痕迹，表
现出了电子档案分类的智能化。同时电子档案不能组卷。另外，电子文件阶段，
档案的实体分类与信息分类达到了统一。

（2）电子档案的整理技术一一虚拟整理
传统的纸质档案是由物理化的纸张和虚拟化的文字符号结合而成的，所以，
传统的纸质档案处于半虚拟化。而电子档案则是完全虚拟化的。关于电子文件的
“虚拟”属性，是 D·比尔曼先生在第十三届国际档案大会上发表的《虚拟档案》

一文中首先提及的，档案分类活动及其所形成的档案分类方案，本身就是虚拟思
维活动或虚拟物。
在现代档案整理技术下，无论是元数据整理技术还是非元数据整理技术，其
实质都是一种虚拟的整理。它不用顾及档案实体的排列顺序，而只是使用一套符

号及其语法逻辑来揭示档案的历史联系。很明显的，这样的整理技术与实体整理
技术的区别就在于，它脱离了实体，并且只是单纯记录和揭示档案的历史联系。
与实体整理技术相比较，虚拟整理技术拥有可对档案历史联系多维整理的优

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