Page 78 - 信息化背景下人事档案管理的创新

第二章 人事档案信息的收集和整理

势，而且使档案整理技术在不同的实践环境下得到统一，这些都是实体整理技术
所不能及的。无论是对何种载体档案的整理，虚拟整理技术都可以胜任，在计算
机技术的辅助下，对文件材料的历史特征进行著录以及对不同原则下的历史特征

的多维整序，在不破坏实体排列的前提下，使其历史联系得到全面完整的记录，
这在实体整理中是体现不全的。需要强调的是，如果不依靠人工，计算机无法自
己模拟文件的历史联系，因此，虽然虚拟整理是在计算机技术下实现的，但对历
史联系的整理还是应该由人工来完成。

一项新技术的产生必然要有其实际意义，虚拟整理技术也不例外。虚拟整理
技术是一种脱离了档案实体排序的带有历史联系的记录技术，这是它的特别之处。
它关心的是文件与社会实践之间的对应关系，这样它才能在历史联系的整理中不
受档案保管期限等因素的影响，不会对档案历史联系的整理有所威胁，使档案文

件材料在历史联系的上该放什么地方就放什么地方，这种强大的功能是传统的档
案实体整理技术无法比拟的。虚拟整理技术的产生实现了档案整理原则从来源原
则向历史性原则的过渡。在双重构成理论下，档案实践是档案实体管理和档案信
息整理两种不同实践的整合。通过对档案物质结构的认识，我们发现形成‘历史

联系的记录’才是档案整理工作的本质所在。
（3）电子文件的整理技术一一非元数据整理技术
计算机通过一定的技术，遵循一套固有的逻辑，安排电子文件实体在计算机
硬盘上的位置和排列方式。对传统的档案进行整理时，档案人员是通过对档案实

体的排序来记录档案之间的历史联系的。但是，电子文件的实体是档案人员无法
触及的，因此，它无法通过对实体的排序这一方式记录电子文件间的历史联系。
可见，对于电子档案的整理，实体整理技术已无用武之地了。要想更好的对各种
档案进行整理，像传统的整理技术那样，只记录档案的一个侧面是不可行的了。

因此，应该改为一种适用于各种载体档案的整理技术，使档案整理后，可以从多
角度进行检索、利用。
西方档案界提出了“元数据整理”技术以适应电子文件的整理实践，从而结
束了传统的实体整理技术时代。中国的档案工作者在引进了西方国家的元数据整

理技术的同时还提出了类似“双套制的档案整理技术”、“以‘件’为单位的档
案整理技术”、“不同载体的混合档案整理技术”等等的针对电子文件整理实践
的方法、技术。天津师范大学的刘新安教授将这些整理技术与“元数据”技术加

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