Page 80 - 信息化背景下人事档案管理的创新

第二章 人事档案信息的收集和整理

（二）按时收集
由于人事档案的形成具有持续性的特点，其收集工作必须坚持经常化。所谓
按时收集，包括随时收集、定期收集和不定期收集三种情况。随时收集，是根据

形成人事档案的时间特点和掌握的信息，及时向有关部门进行收集。定期收集，
是根据本单位工作的实际情况，确定每个季度或每半年与有关部门联系，收集在
一定阶段内形成的人事材料。不定期收集，就是从人事档案管理和利用的实际需
要出发，不确定收集的具体时间。这三种收集方法相互配合、相互补充，在实际

工作中应当灵活掌握，使收集工作能够持续有效地开展。
（三）追踪收集
这种方法是根据人事档案内容的需要，沿着人事档案在清理、核对中发现的
问题和线索进行的收集，它是帮助释疑补缺的一种重要措施。以上是人事档案收

集的主要方法，在具体工作中也可根据不同情况采取其他一些方法，比如，对于
人事档案管理基础差、存在问题较多的单位，就需要集中一定的时间，集中人力，
广泛动员，突击进行收集工作；对于人事档案管理较好，制度健全、内部分工责
任明确的单位，有关部门和人员能主动、及时地向人事档案机构移交归档，就简

化了收集的方法和形式。总之，人事档案收集工作应当立足单位实际，尊重其形
成规律，以收集齐全、完整，能够适应人事管理工作的需要为原则，积极主动地
为人事管理工作服务。

二、人事档案整理步骤

人事档案整理包括：分类、排序、编目、技术加工、装订入库五个步骤。
（一）分类
按以下规则对档案材料进行分类。

第一类：履历材料。包括以反映人事本人自然情况、经历、家庭和社会关系
等基本情况为主要内容的履历材料。
第二类：自传材料、报告个人有关事项的材料。自传材料的归类，应该以内
容和用途为依据，不能单纯按名称归类。自传资料主要包括以下几个方面：

个人和家庭主要成员、主要社会关系的情况：包括姓名、性别、民族、出生
年月、籍贯、文化程度、现从事职业及担任的职务等。家庭主要成员情况包括父
母、已参加工作的兄弟姐妹，以及与本人长期生活在一起的亲属的职业和政治情

·73·